Ze względu na skomplikowane przepisy podatkowe w Polsce, zarówno firmy jak i osoby prywatne coraz częściej korzystają z usług biur rachunkowych. Jednak znalezienie profesjonalnego biura księgowego odpowiadającego naszym oczekiwaniom bywa trudne i czasochłonne. Zdarzają się przypadki, kiedy jesteśmy zmuszeni zmienić usługodawcę, przykładowo z uwagi na brak możliwości świadczenia usług po zmianie skali działalności czy niezadowolenie z dotychczasowej obsługi. Jak najlepiej dokonać zmiany biura rachunkowego? Czy zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego jest możliwa?
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest możliwa tylko z początkiem nowego roku obrotowego – mit
Przyzwyczailiśmy się, że zmiana biura rachunkowego odbywa się zwykle z początkiem nowego roku obrotowego. W takim wypadku dotychczasowe biuro przygotowuje sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy, a nowy usługodawca rozpoczyna prowadzenie ksiąg od nowego roku. Nie jest to jednak wymóg, biuro rachunkowe można zmienić w każdym momencie i nie ma znaczenia, czy jest to początek, środek czy też koniec roku podatkowego.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku bywa trudniejsza
Jak się okazuje, decyzja o zmianie biura rachunkowego w trakcie roku może być jak najbardziej rozsądna i korzystna dla usługobiorcy. Wiąże się jednak z wyzwaniami zarówno po stronie klienta, jak i biura. Wyzwaniami mogą okazać się między innymi:
Przejęcie odpowiedzialności
Zmiana biura rachunkowego wiąże się z obowiązkiem kontynuacji zapisów w księgach rachunkowych. Nowe biuro będzie musiało uwzględnić dane wcześniej zaewidencjonowane przy dokonywaniu bieżących rozliczeń oraz sporządzaniu sprawozdania finansowego. Biura rachunkowe często są temu niechętne, ponieważ podpisując się pod sprawozdaniem finansowym biorą odpowiedzialność również za miesiące, w których nie prowadziły ksiąg klienta. Są zatem zagrożone brakiem pewności co do prawidłowości ujęcia i prezentacji danych w księgach prowadzonych przez poprzednika.
Migracja danych
Problem może też stanowić migracja danych między systemami dwóch biur rachunkowych. Jeśli biura pracują na różnych systemach finansowo-księgowych, przeniesienie danych automatycznie może okazać się niemożliwe bądź mocno utrudnione. W takiej sytuacji trzeba liczyć się z czasochłonnym i pracochłonnym procesem migracji danych.
Trudny proces zmiany biura
Naturalnym jest, że dla dotychczasowego biura zerwanie umowy przez klienta wiąże się ze stratą. Często rozwiązaniu umowy towarzyszą emocje, które mogą mieć wpływ na proces przekazywania danych i szczegółów dotyczących klienta do nowego biura. Warto mieć na uwadze, by rezygnując z usług biura pozostać z nim w dobrych relacjach. Dzięki temu, gdy nowe biuro będzie potrzebować wyjaśnień, w przyszłości będzie mogło na nie liczyć.
O co jeszcze trzeba zadbać podczas zmiany biura rachunkowego w trakcie roku?
Kończąc współpracę z dotychczasowym biurem rachunkowym, klient przejmuje całość dokumentacji w formie papierowej, ale również zapisy w księgach rachunkowych i całą dokumentację elektroniczną. Ponieważ obecnie większość dokumentacji funkcjonuje w formie cyfrowej, warto zapewnić sobie możliwość jej odtworzenia i wykorzystania. Z względu na to, że program komputerowy jest własnością biura, niektóre z nich nie chcą wydawać baz elektronicznych, a jedynie ich wydruki. Natomiast w interesie klienta jest otrzymanie zarówno zapisów w formie elektronicznej, jak i wydruków lub PDFów.
Podsumowując, nie ma przeszkód, aby jednostka, która chce przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych do innego biura rachunkowego, dokonała tego w ciągu roku obrotowego. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują, iż przekazanie ksiąg rachunkowych musi nastąpić z początkiem roku obrotowego. Trzeba jednak liczyć się z możliwymi komplikacjami związanymi ze zmianą usługodawcy w trakcie roku i być przygotowanym na dodatkowe wyzwania.
